- Cơ quan, đơn vị đề nghị xác nhận xây dựng đề án, tờ trình về xác nhận phiên hiệu; dự thảo quyết định xác nhận phiên hiệu; 

- Lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan về việc xác nhận phiên hiệu;

- Báo cáo giải trình và tiếp thu ý kiến;

- Lập hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định xác nhận phiên hiệu gồm các bước:

- Bước 1: Tổ chức gửi hồ sơ xin xác nhận phiên hiệu TNXP cấp tỉnh đến Tỉnh đoàn TNCS HCM; sau đó Tỉnh đoàn hoàn thiện hồ sơ gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông qua (Sở Nội vụ).

- Bước 2: Văn thư, cán bộ tiếp công dân SNV tiếp nhận hồ sơ xin xác nhận phiên hiệu TNXP cấp tỉnh từ Đoàn thanh niên CSHCM tỉnh, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định; yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, ghi giấy biên nhận hồ sơ.

- Bước 3: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển Phòng chức năng thụ lý.

- Bước 4: Phòng chức năng tiếp nhận thụ lý, thẩm định hồ sơ.

- Bước 5: Kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp pháp; phòng chức năng thẩm định hồ sơ về đề nghị thành lập tổ chức thanh niên xung phong cấp tỉnh (công văn phúc đáp).

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Cơ quan, đơn vị trong thời hạn không quá 2 ngày, nêu rõ lý do.

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho Cơ quan, đơn vị không quá 2 ngày kể từ ngày viết giấy biên nhận.

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu, thực hiện bước tiếp theo.

- Bước 6: Tham mưu xử lý: (12 ngày)

Chuyên viên thẩm định hồ sơ, dự thảo tờ trình, dự thảo Công văn của UBND tỉnh.

- Bước 7: Lãnh đạo Phòng kiểm tra nội dung tờ trình, dự thảo Công văn và hồ sơ:

+ Nếu đồng ý: ký nháy văn bản, trình Lãnh đạo Sở xem xét.

+ Nếu không đồng ý: Chuyển lại bước 4.

- Bước 8: Lãnh đạo sở phê duyệt Tờ trình, xem xét dự thảo

+ Nếu đồng ý: Ký vào tờ trình;

+ Nếu không đồng ý: Chuyển lại Lãnh đạo Phòng xử lý.

- Bước 9: Đóng dấu, vào sổ công văn, gửi UBND tỉnh.

- Bước 10: Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định ban hành, trả kết quả cho đơn vị (trong 13 ngày).